Escribir y ejecutar proyectos es para una organización lo que para una familia es hacer la lista de compras del súper. Es un hábito que debemos adoptar e ir mejorando cada día.
El súper y el proyecto
En general, si no armo la listita del súper, algo me olvido de comprar o vuelvo del súper con cosas que no necesitaba. A veces, armo la lista en un papelito que pierdo y trato de memorizar algunas cosas, otras veces la llevo y voy rompiendo el papel al costadito de lo que ya puse en el carrito. En el mejor de los casos, hice la lista, calculé cuánta plata necesitaba y lleve la lista y una lapicera al súper y fui tachando lo que conseguí y los artículos que me quedan pendientes.
Escribir un proyecto es como escribir la lista del súper. Es organizar la información, las ideas por rubro según la organización de las góndolas, calcular el presupuesto, definir el orden de las actividades, hacerlas y revisar si conseguimos lo que queríamos o no.
¿Para qué escribimos un proyecto?
Organizar la información sirve para saber si vamos bien y si nos alcanza el dinero que tenemos, o si tenemos que conseguir más dinero. Implica no desviarnos de los objetivos con cosas innecesarias (como comprar golosinas que nos ofrecen en la góndola antes de pagar), sirve para saber quién será responsable de cada tarea que hay que llevar adelante.
La fundamentación es clave para saber por qué vamos a hacer determinadas actividades (por ejemplo, si compro arroz porque voy a hacer arroz con leche porque es un alimento nutritivo). Los objetivos sirven para pensar “el para qué lo hago”, por ejemplo. “garantizar una nutrición balanceada de mis hijos”. Las actividades implican comprar los insumos, cocinar, servir y lavar; tareas que puedo organizar en un cronograma que defina qué voy a hacer mes a mes o minuto a minuto, quién será el responsable de cada una y con quienes más va a articular, por ejemplo, en un merendero, el voluntario que compra los insumos necesita articular con el cocinero para que los reciba en un determinado momento y lugar.
Pasos a seguir para escribir un proyecto
Estos últimos meses, con un equipo de colegas, nos encontramos ante el desafío de ayudar a una organización a redactar un proyecto que lleva más de quince años de ejecución pero nunca había sido escrito y desarrollado como tal, sino que funcionaba a partir del empuje de una persona. Esto resulta ser un “mal hábito” bastante común en las organizaciones, es como no hacer la listita del súper y cada vez que aparece una necesidad salir a comprar, perder tiempo y gastar de más. Aunque a veces no gastemos plata, gastamos energía innecesaria por falta de organización y de formar un equipo de trabajo.
En función de este desafío, desde Pulpu desarrollamos una planilla excel muy simple que permite ir completando el objetivo general, los específicos, actividades en relación a cada objetivo uno y los resultados esperados de cada actividad. Al final, se van agregando nuevas columnas, por ejemplo, para el presupuesto y para articulaciones. Podes descargar la planilla AQUI para practicar y empezar a pensar tu proyecto de manera estratégica, con un marco coherente y de acciones con resultados esperados.
Una vez que logres pensar y armar el proyecto y que tenga coherencia, la sugerencia es dárselo a alguien que no sepa nada del mismo, para leerlo y pedirle que nos explique lo que entendió; a partir de ahí, recibir críticas constructivas para mejorarlo y fortalecer la idea. Recién entonces podes pasarlo a un texto en formato word.
La mística de conseguir el financiamiento
Conseguir financiamiento de proyectos sociales es un desafío al que un pequeño grupo de organizaciones se le animan y pueden hacerlo.
El principal desafío es entender que la lógica de financiamiento por proyecto demanda un piso mínimo de dedicación de tiempo para aprender y escribir, de capacidad de organización y de gestión de la organización. No se trata sólo de escribirlo, sino de ejecutarlo y de rendir cuentas con tickets y facturas como corresponde a los niveles de transparencia que se les exige a las organizaciones sociales.
Suelo decir que un buen proyecto, bien planteado, necesita ser presentado en diez concursos para conseguir el financiamiento en alguno de ellos. Esto requiere un ejercicio de presentación, constancia y perseverancia de la organización.
Es por ello que la última sugerencia, pero el inicio del desafío, es tener los proyectos pensados y desarrollados antes de que aparezca la oportunidad de financiamiento. Si el proyecto es bueno, tiene trayectoria y/o es innovador, el financiamiento aparecerá en algún momento.
Aprovecho para agradecer a Juan Luis Diaz, Lourdes Gonzalez Perea, Diego Pons y Silvia Schwartz con quienes desarrollamos un método de asesoramiento en tiempo récord para un proyecto social que no tenía experiencia de sistematización de la información y experiencia y cuyos aportes están reflejados en el modelo de la planilla excel AQUI.