El crecimiento de las organizaciones sociales, más conocidas como ONG´s, se da en general por los proyectos que desarrollan, cuántos voluntarios involucran y cuánta gente se beneficia de los proyectos entre los indicadores básicos de impacto. Pero pocos contemplan en área administrativa como crucial para el normal funcionamiento de una organización social.
Entre las “bendiciones” de tener una buena administración en tu ONG están las siguientes:
- Permite generar ahorros administrativos, bancarios e impositivos.
- Permite recibir nuevos fondos por proyectos.
- Permite firmar convenios y llevar adelante acciones con gobierno.
- Permite visualizar la sustentabilidad económica financiera de la organización y necesidades de inversión en recaudación de fondos.
Para tener estas “bendiciones” es necesario delimitar las principales tareas del área administrativa, a saber:
- Llevar el registro de ingresos -egresos y análisis de la información para la toma de decisiones.
- Generar los trámites de exenciones y subsidios correspondientes ante organismos como AFIP, Rentas, Municipalidad, bancos y otros.
- Realizar las habilitaciones municipales, provinciales y/o nacionales para que funcionen las sedes de la organización. Por ejemplo una ONG de discapacidad requiere habilitación del Ministerio de Salud, o una de educación requiere convenio con el Ministerio de Educación provincial.
- Mantener actualizados los libros legales y contables, con las designaciones de autoridades pertinentes según el Estatuto para poder firmar convenios y mantener los otros trámites al corriente.
- Hacer la facturación de los ingresos ,inventario y relacionarse con el contador para efectuar el balance anual de la organización.
- Llevar la caja diaria.
- Llevar el registro de voluntariado acorde a la ley nacional para su regularización (a menos que hubiera un responsable de voluntariado)
Las organizaciones pequeñas y medianas tienden a dejar estas tareas en manos de voluntarios, en pocas ocasiones tienen la documentación al día, pero la gran mayoría tiene gastos innecesarios por no tramitar las exenciones, o se atrasan con la gestión del balance, sin tener en cuenta que eso perjudica la totalidad de la organización, no tener el balance actual genera la no renovación de las exenciones nacionales como provinciales en Argentina, inclusive se pierde el estado de Vigencia que otorga personería jurídica, impidiendo que la organización perciba fondos para nuevos proyectos.
Es crucial que los responsables de proyectos de las organizaciones entiendan la importancia de incluir en sus proyectos una pequeña inversión para el apoyo área administrativa.
En general para las organizaciones pequeñas o medianas, que manejan hasta $ 2.000.000 (dos millones de pesos anuales),les resulta muy costoso tener una persona contratada para llevar adelante estas tareas. Para estos casos se sugiere la contratación de asesores externos que puedan llevar adelante las tareas con responsabilidad y resultados concretos. Una vez que la organización crece y puede sostener económicamente un área interna, se sugiere analizar la contratación de una persona a medio tiempo o tiempo completo, siempre previendo que tenga una capacitación adecuada en este tipo de administración y el conocimiento de las diversas gestiones que deberá llevar adelante.
Si tu organización necesita ayuda para organizar el área administrativa pedí tu presupuesto a info@pulpu.com.ar